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Here is some half public information that is potentially helpful. Only share with students well-known to IAS.

Request an Alternative Exam Date: CompSci

There is a form that CompSci students can use to request an individual examination date in case they are abroad during the regular exam period. The form, titled “Application for an Individual Examination Date”, is primarily used by exchange students and by students from our department who are abroad (e.g., for a study abroad semester or internship) and therefore unable to attend the regular exam. Process:

  1. Students fill out the form.
  2. The International Affairs Team confirms the stay abroad (ausland@informatik.tu-darmstadt.de).
  3. You, as the examiner, specify an individual exam date and sign the form.
  4. Send the completed form to studienbuero@dekanat.informatik.tu-darmstadt.de.

You can find the form and further information here: https://www.informatik.tu-darmstadt.de/studium_fb20/im_studium/formulare_und_dokumente/individueller_pruefungstermin/pruefungstermin.en.jsp Note: Students are not entitled to an individual examination date. Offering an alternative date is entirely at your discretion as the examiner. The form Application for an Individual Examination Date is intended solely to document such a special arrangement — for example, in the case of a study-related stay abroad - if you agree to it. It is also acceptable to refer students to the regular resit date in the following semester.

Request an Alternative Exam Date: Other Depts

If you are not in CompSci, follow these instructions: If you cannot do one of our exams for a $GOOD_REASON, you can use §19(1) APB ab Satz 4:"In begründeten Sonderfällen können Termine für Prüfungssondertermine von der zuständigen Prüfungskommission im Benehmen mit dem jeweiligen Prüfling und der bestellten Prüferin oder dem bestellten Prüfer festgelegt werden. Dabei können in Ausnahmefällen mit Genehmigung der Prüfungskommission abweichende Prüfungsformen vereinbart werden, wenn die Gleichwertigkeit gegeben ist." to ask for an exception. Please adapt the letter below: 

 An
 TU Darmstadt
 FB $XXX
 Prüfungskommission 
 z.Hd. $YYYY
 64293 Darmstadt


 Sehr geehrte Damen und Herren,

	ich, $FIRSTNAME $LASTNAME (Matrikelnummer $IMMATRICULATION_NUMBER), kann 
 wegen $GOOD_REASON den Prüfungstermin in $LECTURE_NAME am $EXAM_DATE 
 der Vorlesung $COURSE_NAME nicht wahrnehmen. Ich bitte Sie mir gemäß §19(1) APB, 
 Sätze 4 bis 5 einen Prüfungssondertermin zu ermöglichen. Prof. Dr. Jan Peters hat sich bereits  
 bereit erklärt, eine weitere Prüfung für mich mündlich durchzuführen.

 Mit freundlichen Grüßen,

 $SIGNATURE

 $FIRSTNAME $LASTNAME


 Sehr geehrte Damen und Herren,

	hiermit bestätige ich, Jan Peters, Professor am Fachbereich Informatik, dass ich 
 einen Prüfungssondertermin für $FIRSTNAME $LASTNAME angebracht finde und 
 bereit bin, eine weitere Prüfung für ihn/sie mündlich durchzuführen.

 Mit freundlichen Grüßen,

 $SIGNATURE

 Prof. Dr. Jan Peters

All of this should be on the same page. Replace ALL the $VARIABLES by proper values to make things work. If you do not, we cannot sign or file it. Please remember that we make the extra exam possible out of kindness and that not doing your part of modifying the letter is quite offensive. The letter needs to be signed by both Jan Peters and the student. It needs to be submitted to your examination office (German: Prüfungsamt).

If you are not in computer science but ETIT, CE or another dept, you need to address YOUR PRÜFUNGSAMT in this letter! Otherwise, it will not get approved!